MANAJEMEN UMUM KE-3

PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi adalah suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain

Pengertian Komunikasi menurut para ahli

·         William J. Seller menyatakan bahwa Pengertian Komunikasi adalah proses dimana simbol verbal dan nonverbal dikirimkan, diterima dan diberi arti.

·         Raymond Ross menyatakan bahwa  Pengertian Komunikasi adalah proses menyortir, memilih dan pengiriman simbol-simbol sedemikian rupa agar membantu pendengar membangkitkan respons/ makna dari pemikiran yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator.

·         Carl I. Hovland menyatakan bahwa Pengertian Komunikasi adalah suatu proses yang memungkinkan seseorang menyampaikan rangsangan (biasanya dengan menggunakan lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain.

·         Onong Uchjana Effendy menyatakan bahwa Pengertian Komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, berpendapat, mengubah sikap atau perilaku baik secara langsung ataupun tidak langsung.

·         Colin Cherry menyatakan bahwa Pengertian Komunikasi adalah proses dimana pihak-pihak saling menggunakan informasi untuk mencapai tujuan bersama dan komunikasi merupakan kaitan hubungan yang ditimbulkan oleh penerus rangsangan dan pembangkitan balasannya.

·         Forsdale menyatakan bahwa Pengertian Komunikasi adalah suatu proses dimana suatu sistem dibentuk, dipelihara, dan diubah dengan tujuan bahwa sinyal-sinyal yang dikirimkan dan diterima dilakukan sesuai dengan aturan.

·         Everett M. Rogers menyatakan bahwa Pengertian Komunikasi adalah proses suatu ide dialihkan dari satu sumber kepada satu atau banyak penerima dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.

·         Ruben dan Steward menyatakan bahwa Pengertian Komunikasi mengenai manusia merupakan proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.

Sumber : http://isma-ismi.com/pengertian-komunikasi.html

               http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi

PROSES KOMUNIKASI

Proses komunikasi adalah bagaimana komunikatormenyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikandengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi, banyak melalui perkembangan.

Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antarmanusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi.

Tahapan proses komunikasi adalah sebagai berikut :

1.      Penginterpretasian.

2.      Penyandian.

3.      Pengiriman.

4.      Perjalanan.

5.      Penerimaan.

6.      Penyandian balik.

7.      Penginterpretasian.

Penginterprestasian

Hal yang diinterpretasikan adalah motif komunikasi, terjadi dalam diri komunikator. Artinya,proses komunikasi tahap pertama bermula sejak motif komunikasi muncul hingga akal budikomunikator berhasil menginterpretasikan apa yang ia pikir dan rasakan ke dalam pesan (masih abstrak). Proses penerjemahan motif komunikasi ke dalam pesan disebut interpreting.

Penyandian :

Tahap ini masih ada dalam komunikator dari pesan yang bersifat abstrak berhasil diwujudkan oleh akal budi manusia ke dalam lambang komunikasi. Tahap ini disebut encoding, akal budi manusiaberfungsi sebagai encorder, alat penyandi: merubah pesan abstrak menjadi konkret.

Pengiriman :

Proses ini terjadi ketika komunikator melakukan tindakan komunikasi, mengirim lambangkomunikasi dengan peralatan jasmaniah yang disebut transmitter, alat pengirim pesan.

Perjalanan :  

Tahapan ini terjadi antara komunikator dan komunikan, sejak pesan dikirim hingga pesanditerima oleh komunikan.

Penerimaan :

Tahapan ini ditandai dengan diterimanya lambang komunikasi melalui peralatan jasmaniahkomunikan.

Penyandian Balik :

Tahap ini terjadi pada diri komunikan sejak lambang komunikasi diterima melalui peralatan yang berfungsi sebagai receiver hingga akal budinya berhasil menguraikannya (decoding).

Penginterpretasian :

Tahap ini terjadi pada komunikan, sejak lambang komunikasi berhasil diurai kan dalam bentukpesan.

Proses komunikasi

Proses komunikasi dapat dilihat dari beberapa perspektif :

1.      Perspektif psikologis.

2.      Perspektif mekanis.

Perspektif Psikologis :

Perspektif ini merupakan tahapan komunikator pada proses encoding, kemudian hasil encodingditransmisikan kepada komunikan sehingga terjadi komunikasi interpersonal.

Perspektif Mekanis :

Perspektif ini merupakan tahapan disaat komunikator mentransfer pesan dengan bahasaverbal/non verbal.

Komunikasi ini dibedakan :

1.      Proses komunikasi primer.

2.      Proses komunikasi sekunder.

3.      Proses komunikasi linier.

4.      Proses komunikasi sirkular.

Proses Komunikasi Primer : Proses komunikasi primer adalah penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikanmenggunakan lambang sebagai media.

Proses Komunikasi Sekunder : Merupakan penyampaian pesan dengan menggunakan alat setelah memakai lambang sebagaimedia pertama.

Proses Komunikasi Linier : Penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan sebagai titik terminal.

Proses Komunikasi Sirkular :  Terjadinya feedback atau umpanbalik dari komunikan ke komunikator.

Kesimpulan adanya proses komunikasi:

1.      Komunikasi bersifat dinamis.

2.      Tahapan proses komunikasi bermanfaat untuk analisis.

3.      Proses komunikasi dapat terhenti setiap saat.

4.      Pesan komunikasi tidak harus diterima.

5.      Tindak komunikasi merupakan indikasi komunikasi.

Sumber : http://www.lusa.web.id/proses-komunikasi/#!prettyPhoto

PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL

“Komunikasi informal”, bagaimanapun juga,adalah bagian penting aliran komunikasi organisasi. Bentuk komunikasi inti timbul dengan berbagai maksud, yang meliputi antara lain :

1. Pemuasan kebutuhan–kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain.
2. Perlawanan terhadap pengaruh-pengaruh yang monoton atau membosankan.
3.  Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain
4. Pelayan sebagai sumber informasi hubungan yang pekerjaan yang tidak disediakan saluran-saluran.

Tipe komunikasi informal yang paling terkenal “grapevine”(mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi, tetapi dari dari desas-desus, kabar angin atau  “slentingan“. System komunikasi “grapevine”. Cenderung dianggap merusak atau merugikan,karena tidak jarang terjadi penyebaran informasinya tidak tepat, tidak lengkap dan menyimpang. Selain itu, desas-desus cenderung bersifat membakar, tidak sesuai dengan kenyataan, lebih bersifat emosional daripada logika, dan kadang –kadang di rahasiakan dari anggota yang mempunyai wewenang manajerial lebih tinggi.

Di lain pihak, komunikasi “grapevine” mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi. Banyak penelitian yang membuktikan bahwa komunikasi “grapevine” tidak dapat dihilangkan. Bahkan,sebaiknya manajer perlu memahami dan menggunakan “grapevine” sebagai pelengkap komunikasi formal. Peran salah komunikasi ini dapat diminimalkan dengan merancang komunikasi formal yang baik, dan menyebarkan komunikasi dengan cepat dan tepat.

HAMBATAN-HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI EFEKTIF

Komunikasi adalah vital, tetapi komunikasi sering tidak efektif dengan adanya kekuatan-kekuatan dari luar yang menghambatnya. Berikut ini akan dibahas hambatan-hambatan terhadap komunikasi yang efektif tersebut, dengan dikelompokkan sebagai

1. Hambatan-hambatan organisasional.
2. Hambatan-hambatan antar pribadi.

PENINGKATAN EFEKTIFITAS KOMUNIKASI

Berbagai penyebab timbulnya masalah-masalah komunikasi dan betapa sulitnya mencapai komunikasi efektif telah dibahas diatas. Sekarang akan dibicarakan berbagai cara dengan mana para manajer dapat meningkatkan efektivitas komunikasi. Teknik-teknik ini pada dasarnya adalah cara-cara untuk mengatasi kesulitan-kesulitan yang disajikan sebelumnya.

Sumber : http://blog.ub.ac.id/denytrie/2013/10/10/peranan-komunikasi-informal/

SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

A.Saluran dan Media Komunikasi Tertulis, meliputi:

1.Saluran dan media komunikasi kebawah tertulis:

a.Deskrisi jabatan dan pedoman prosedur kerja

b.Buku pedoman

c.Majalah dan Buletin perusahaan (media internal)

d.Memo dan Instruksi tertulis

e.Pesan pengumuman dan Poster

f.Laporan tahunan yang dipublikasikan

g.Surat yang dimasukkan dalam amplop gaji atau upah

h.Surat yang dikirimkan langsung ke rumah karyawan

2.Saluran dan media komunikasi ke atas tertulis

a.Kotak saran

b.Program saran

c.Grapevine prosedur

d.Survai semangat kerja dan sikap karyawan

e.Mekanisme penyusunan anggaran

3.Salusan dan media komunikasi kesamping tertulis

a.Mekanisme penyusunan anggaran

b.Memo antar departemen

2.Saluran dan Media Komunikasi Lisan

2.1.Saluran dan media komunikasi kebawah lisan

a.Pembicaraan lewat telephone

b.Komunikasi tatap muka antara bawahan dan atasan

c.Panitia

d.Konferensi

2.2.Saluran dan media komunikasi keatas lisan

a.Wawancara pemutusan hubungan kerja

b.Kebijaksanaan pintu terbuka

sumber : http://ifamalfar.tumblr.com/post/47272525659/saluran-dan-media-komunikasi-dalam-organisasi

MANAJEMEN UMUM KE-2

Kebutuhan akan koordinasi

Untuk melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan )dalam  melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahanyang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen.Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiapkaryawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akanmerugikan organisasi itu sendiri.

Dengan koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruhkegiatan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atauperusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usahauntuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang.Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalampelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yangdapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentangmanajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakinbesar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahansecara efektif.

Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antarasatuan-satuan organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko,2003:196), yaitu:

1. Saling ketergantungan yangmenyatu (pooled interdependence)

Bilasatuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalammelaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiapsatuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

2. Saling ketergantungan yangberurutan (sequential interdependece)

Dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelumsatuan yang lain dapat bekerja.

3. Saling ketergantungan timbalbalik (reciprocal interdependence)

Merupakan hubungan member dan menerima antarsatuan organisasi.

Sumber: http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/copywriting/2073204-kebutuhan-akan-koordinasi/#ixzz1ix5qPTRa

Masalah-masalah pencapaian koordinasi yang efektif

Peningkatan spesialisasi akan menaikkan kebutuhan akan koordinasi.

Tetapi semakin besar derajat spesialisasi, semakin sulit bagi manajer untuk

mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan khusus dari satuan-satuan yang berbeda.

Menurut Lawrence dan Lorch dalam Handoko (2003:198) ada empat tipe

perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan

departemen-departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas

pengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif, yaitu:

1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari

departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang

bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Bagian

penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan

daripada kualitas produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya

sebagai faktor penting sukses organisasi, bagian pemasaran mengemukakan

desain produk sebagai yang paling esensial.

2. Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih

memperhatikan masalah-masalah jangka panjang.

3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi memerlukan

komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar,

sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan

setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan

yang lain.

Universitas Sumatera Utara4. Perbedaan dalam formalitas struktur. Setiap tipe satuan dalam organisasi

mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar yang berbeda untuk

mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

Dalam departemen produksi dimana kuantitas dan kualitas diawasi secara

ketat, proses evaluasi dan balas jasa dilakukan formal. Dalam departemen

personalia standar pelaksanaan dapat lebih longgar, dimana karyawan

dievaluasi kualitas kerjanya selama periode waktu tertentu.

Sumber : http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/31615/4/Chapter%20II.pdf

Pendekatan-pendekatan untuk Pencapaian Koordinasi yang Efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi.

Tiga Pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif:

1. Pendekatan Pertama: TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR

Dengan mempergunakan teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur.

2. Pendekatan Kedua: MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL

Menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.

3. Pendekatan Ketiga: MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI

Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

Mekanisme – Mekanisme Pengkoordinasian Dasar

Dalam pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui Mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan

1. Hirarki manajerial.

Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.

2. Aturan dan prosedur.

Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

3. Rencana dan penetapan tujuan.

Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:

a. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.

b. Perbedaan dalam oriantasi waktu

Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

c. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

d. Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

Meningakatkan koordinasi potensial

Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :

1. Sistem informasi vertikal.

Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.

2. Hubungan-hubungan lateral (harizontal).

Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

Beberapa hubungan lateral, yaitu:

a. Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.

b. Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

c. Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.

d. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.

e. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.

f. Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.

Mengurangi kebutuhan akan koordinasi

Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :

a. Penciptaan sumber daya tambahan yang memberikan kelonggaran bagi satuan kerja, misal penambahan kerja, bahan dasar dan pembantu, modal, pengurangan tugas dan masalah-masalah yang timbul sekarang.

b. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri, dengan mengubah karakter satuan organisasi.

Sumber: http://www.kodokoala.net/2012/11/penjelasan-tentang-organisasi.html#ixzz3NlMtCF5A